In mijn vorige blog heb ik geschreven over de tweede stap van de zeven stappen tot succes in servicemanagement. Het team waarmee we de Tour de France tot een goed einde willen brengen is bepaald. Rollen rondom de nieuw in te richten of te optimaliseren processen zijn bekend. Wat nu? We gaan kijken naar de procedure.
Processen zeggen niets over organisatie en tooling. Het gaat enkel en alleen om activiteiten. Als we echter de wat-vraag én wie-vraag beantwoord willen hebben, moeten we bestuderen wat voor soort etappes (berg, vlak, tijdrit) er gereden gaan worden en wat hiervoor de ploegentactiek zal zijn.
Per proces beschrijven we daarom een procedure. Procedures zijn organisatie-specifiek en beschrijven per activiteit welke rol, functie en/of afdeling hiervoor verantwoordelijk is.
Elke procedure die samen met Mproof is opgesteld, wordt onderworpen aan de volgende controle vragen:
- Beschrijft de procedure per processtap duidelijk de activiteiten?
- Is de beschrijving van de activiteit een generieke werkwijze voor de organisatie?
- Is beschreven WIE deze activiteiten uitvoert?
- Is de beschreven WIE een rol, functie of afdeling?
- Is er een eigenaar van het document?
- Is het document door iedereen goed te vinden?
- Is het document opgesteld door de procesmanager of samen met de procesmanager?
Omdat de procedure de wat-vraag én wie-vraag beantwoordt, is dit document ook bij uitstek te gebruiken voor de inrichting van de servicemanagement tool voor dit proces.
In een volgende blog beschrijf ik hoe we dit verder aanpakken: de vierde stap van de zeven stappen tot succes. Wat is de meest geschikte fiets en hoe laten we deze afstellen door de mecaniciens?
Klinkt goed? Neem vandaag nog contact op voor persoonlijk advies van onze consultants.