Hoeveel geld gooit u jaarlijks weg door scope creep? Scope creep zijn ongecontroleerde wijzigingen in het onderhoudscontract. Oftewel: die kleine klusjes tussendoor die u niet factureert. Hoe voorkomt u dat u ongemerkt veel meer tijd en geld in dit soort klusjes steekt dan vooraf is afgesproken? Hanteer de USM-methode en krijg alle gewerkte uren op de radar.
Uw klant doet een verzoek voor een klusje tussendoor dat niet binnen het onderhoudscontract valt. Factureert u die uren of denkt u: “ach, dit doe ik er wel even snel tussendoor.”? U twijfelt. Officieel zou u de formele weg moeten volgen, maar die is zo omslachtig. En eigenlijk gunt u het uw klant ook wel. U zwicht en voert het klusje uit zonder te factureren.
De volgende dag barst de bom. Dat ene kleine klusje heeft ervoor gezorgd dat u gegevens bent kwijtgeraakt. Wat nu?
Voorkom scope creep met USM
Scope creep gebeurt langzaam en bijna onopgemerkt. U levert uw diensten, maar achteraf bekruipt u het gevoel dat het project u veel meer tijd en energie heeft gekost dan vooraf is afgesproken. Hoeveel uren heeft u nu werkelijk in dit project gestoken? Welke service engineer heeft de uren gemaakt? En hoe zit het met extra kosten, zoals materialen en voorrijkosten? Krijg inzicht in al deze aspecten met USM.
USM (Universeel Service Management) is een gestandaardiseerd managementsysteem waarmee u uw medewerkers, middelen, werkwijzen en dienstverlening managet. De USM-methode bestaat uit een stapsgewijze benadering die ervoor zorgen dat u uw werk snel onder controle krijgt en uw tools effectief ingericht.
In 7 stappen naar een klantgerichte organisatie
In 7 stappen optimaliseert u uw serviceorganisatie en behoort scope creep tot het verleden.
- Bekijk de huidige werkwijzen en doelstellingen en beoordeel de scope van het project.
- Bepaal de rollen. Zo is het duidelijk bij wie de (operationele) verantwoordelijkheden liggen. Dit is essentieel voor de facturatie.
- Stel procedures op met behulp van de USM-templates (standaardisatie).
- Richt uw servicemanagement tools effectief in voor de hele flow van Sales naar Operations en naar Facturatie. Zorg voor een goede koppeling met een financieel systeem voor de verwerking van de facturaties.
- Stel werkinstructies op met dezelfde templates. Beschrijf hoe de activiteiten en rollen zijn verdeeld en hoe uw servicemanagement tool werkt. Zorg voor een duidelijke samenhang tussen de procedures (stap 3) en de werkinstructies.
- Train uw medewerkers. Kennisdeling is van groot belang voor een succesvolle verandering.
- Zorg na elke stap voor heldere communicatie met de betrokkenen. Ook na oplevering.
Ondersteuning of inspiratie nodig bij de toepassing van USM?
De gecertificeerde USM-coaches van Mproof leren u zo snel mogelijk hoe u zelf met USM beter inzicht krijgt in uw projecten. Neem nu contact op onze USM-coaches en ontdek de kracht van USM.